Tietosuoja on perusoikeus, joka turvaa jokaisen oikeuden yksityisyyteen. Pieksämäen Haka Oy ja sen isännöimät taloyhtiöt ovat vuokranantajana rekisterinpitäjiä. Rekisteröityjä ovat: vuokra-asunnon hakija, vuokralainen ja samassa asunnossa asukkaaksi talonkirjassa asukkaaksi merkitty henkilö. Ennen vuokrasopimuksen tekemistä Pieksämäen Haka Oy kerää henkilötietoja vuokralaisehdokkaista. Käsittely tapahtuu vuokralaisen pyynnöstä hänen vapaaehtoisuuteen perustuvassa tietojen luovutuksessa. Pieksämäen Haka Oy ja em. taloyhtiöt käsittelevät tietoja sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen ja sopimuksen ehtojen toteutumisen valvontaan. Tietosuojaseloste on nähtävänä Pieksämäen Haka Oy:n toimistolla toukokuusta 2018 ja heinäkuusta 2019 alkaen kotisivuilla.

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) artiklat 13, 14 ja 30.

Rekisterin pitäjä ja rekisterivastaava

Pieksämäen Haka Oy, Y-tunnus 0207267-3

Keskuskatu 30, 76100 Pieksämäki. Puh. 015 348 060. Yhteyshenkilönä toimii Pieksämäen Haka Oy:n toimitusjohtaja.

Rekisteriasioita hoitava tietosuojavastaava on Päivi Malinen, Raatihuoneenkatu 8-10, 50100 Mikkeli, paivi.malinen@mikkeli.fi,

puh. 044 794 22 28.

Henkilörekisterin tiedot

Tietojärjestelmän nimi: Visma L7-kiinteistöhallintajärjestelmä ja sen pohjalta luotu Asiakasrekisteri, johon linkittyy myös Tampuuri-ohjelma. Asiakasrekisteri kattaa myös hakijatiedot (hakijarekisteri). Tietojärjestelmän teknisestä rakenteesta vastaa ja tietoja antaa Visma Community Oy. Järjestelmään tallennetuista tiedoista vastaa rekisterin pitäjän yhteyshenkilö, Pieksämäen Haka Oy:n toimitusjohtaja.

Tietojärjestelmän käyttötarkoitus

Asunnonhakulomakkeiden tiedot, jotka hakija on antanut omalla suostumuksellaan vapaaehtoisesti, tallentuvat Visma Community Oy:n / Visma Softwaren L7-kiinteistöhallintajärjestelmään, ja asukastiedot edelleen Tampuuri-ohjelmaan. Asunnonhakulomakkeiden tietoja käytetään asukasvalintaan ja asukastietojen ylläpitoon sekä sopimusten täytäntöönpanoon.

Rekisterin tietosisältö

Visma L7 ja Tampuuri -ohjelmat sisältävät henkilötietoja. Visma Sofware käsittelee henkilötietoja. Siitä on laadittu Henkilötietojen käsittelysopimus, joka on nähtävänä rekisterinpitäjän toimistolla.

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on asiakassuhde vuokraustoiminnassa. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin hoitamiseen ja kehittämiseen, kuten: asuntojen hakeminen, asiakkaan tietojen ylläpito ja ARA-vuokra-asuntojen asukasvalintaan ja vuokranmääritykseen kuuluvat vuokranantajan velvoitteet, vuokrasopimusten ylläpito, asukkaiden hallinnan ylläpito, asukasluettelo, vuokra- ja vastikereskontran ylläpito,  vuokrasaatavien sekä muiden huoneenvuokrasaatavien ja laskutettavien perintä, vuokrasopimusten päättäminen, kuten irtisanominen ja purku sekä asuntojen kunnossapito.

Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

Henkilön perustiedot, kuten esim. etunimi, sukunimi, syntymäaika ja henkilötunnus, kotikunta, ammattinimike, siviilisääty, yhteystiedot sekä asunnon hakemiseen liittyvät tiedot, joita asuntohakemuslomakkeessa kysytään.